Microsoft Access 2003

Microsoft Access on relaatiotietokantojen hallintajärjestelmä, joka tallentaa ja hakee tietoja käyttäjän määrittelemien relaatioiden eli yhteyksien avulla. Accessin avulla voit luoda erilaisia tulosteita tietokantojen sisältämistä tiedoista. Accessilla luodussa tietokannassa voi hyödyntää myös Visual Basic for Applications (VBA) -koodia. Koodin eli ohjelmoinnin avulla voi tehostaa tietokannan toimintaa.

Access -tietokannan rakenne

Access-tietokantaan voi kuulua taulukkojen lisäksi lomakkeita, raportteja ja tietokannan tietojen käsittelyä helpottavia kyselyitä, makroja ja moduleita. Kaikki tietokannan osat muodostavat yhden tiedoston, jonka tarkenne on MDB.

Lomakkeita voidaan käyttää tietojen syöttämiseen, muuttamiseen ja tarkastelemiseen.

Raportteja käytetään tietojen tulostamiseen ja niihin voidaan laskea yhteissummia: esimerkiksi asiakkaan tilausraportissa tilatun tavaran yhteismäärä ja tilauksen yhteissumma.

Kyselyiden avulla voidaan määrittää hakuehtoja, joiden perusteella tietoja haetaan taulukoista tai useamman taulukon sisältämät tiedot voidaan yhdistää esimerkiksi raporttia varten. Myös uusien taulukoiden luonti ja taulukkojen tietojen päivittäminen eli syötettyjen arvojen muuttaminen on mahdollista kyselyiden avulla.

Makrojen avulla voidaan automatisoida perustoimintoja yhdistäen käyttäjän antamia komentoja kokonaisuuksiksi, jotka Access tekee käyttäjän puolesta. Makroja käytetään usein toistuvien tehtävien helpottamiseen. Makrojen avulla voidaan esimerkiksi tehdä omia funktioita, asettaa kentille arvoja ja laatia valintaikkunoita. Makrojen teko suoritetaan ohjelmoimalla, mutta se ei vaadi varsinaisia ohjelmointitaitoja. Apuna makrojen luonnissa voidaan käyttää Accessin sisältämiä valmiita toimintoja, joita on esimerkiksi lomakkeen avaamiseen, tulostamiseen, sulkemiseen ja tietyn hakuehdon asettamiseen kentälle.

Modulit ovat VBA:lla kirjoitettuja toimintosarjoja tilanteisiin, jotka vaativat monimutkaisempaa automatisoitua käsittelyä, kuin mitä makroilla on mahdollista toteuttaa.

Tällä opintojaksolla tarkastelemme taulukoita, lomakkeita ja raportteja. Opimme muuttamaan ja syöttämään tietoja kantaan taulukossa ja lomakkeella. Opimme tekemään yksinkertaisia kyselyjä ja raportteja.